KVKK Uyumlu İletişim Formu Nasıl Olmalı?

KVKK, kişisel verilerin işlenmesinde kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumayı amaçlayan kanundur. Kimliği belirli ya da belirlenebilir bir kişiye ait her bilgi kişisel veridir: ad, telefon numarası, e-posta adresi ve kişinin kendisi hakkında yazdığı mesaj da buna dahildir. Bu verileri toplayan ve ne amaçla, nasıl işleneceğine karar veren işletme ise “veri sorumlusu” sayılır.

Yani sitenizde bir iletişim formu varsa, büyüklüğünüz ne olursa olsun veri sorumlusu olarak bazı yükümlülükleriniz vardır. Kanun; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, belirli ve meşru amaçlarla işleme, amaçla sınırlı ve ölçülü olma ve gerektiği kadar saklama gibi genel ilkeler koyar. İletişim formu için bu ilkelerin pratikteki karşılığı aşağıdaki bölümlerde.

KVKK iletişim formu konusunda en sık karıştırılan iki kavram aydınlatma yükümlülüğü ve açık rızadır.

Aydınlatma yükümlülüğü: her zaman

Kişisel veri topladığınız her durumda, kişiyi verilerinin kim tarafından, hangi amaçla ve nasıl işleneceği konusunda bilgilendirmeniz gerekir. Bunu aydınlatma metniyle yaparsınız. Aydınlatma bir bilgilendirmedir; kişiden izin istemez, “okudum, bilgilendirildim” düzeyinde kalır.

Açık rıza: yalnızca gerektiğinde

Açık rıza, kanundaki diğer hukuki sebeplerden hiçbiri uygulanmadığında başvurulan işleme şartıdır. Bir ziyaretçinin sorusunu yanıtlamak ya da teklif istemesine dönüş yapmak gibi işlemler çoğu durumda açık rıza dışında bir hukuki sebebe dayanabilir; ancak bu değerlendirme işletmenize ve amacınıza özgüdür. Örneğin aynı iletişim bilgilerini daha sonra kampanya mesajları göndermek için kullanmak istiyorsanız, bu ayrı bir amaçtır ve genellikle ayrı bir izin gerektirir.

Açık rıza alınacaksa şunlara dikkat edin:

• Belirli bir konuya ilişkin olmalı, kişi bilgilendirildikten sonra ve özgür iradesiyle verilmelidir.
• Hizmetin ön şartı haline getirilmemelidir; “onay vermezseniz size dönemeyiz” gibi zorlayıcı kurgulardan kaçının.
• Aydınlatma metni ile açık rıza metni birbirinden ayrı sunulmalı, tek bir kutucukta birleştirilmemelidir.
• Önceden işaretlenmiş kutucuk kullanmayın; onayı ziyaretçi kendisi vermelidir.

Veri minimizasyonu, KVKK uyumunun en kolay ve en etkili adımıdır: Toplamadığınız veriyi korumak, saklamak ya da silmek zorunda kalmazsınız. Genel bir iletişim formu için çoğu zaman şunlar yeterlidir:

• Ad soyad
• Telefon numarası ya da e-posta adresi (size nasıl dönülmesini istiyorsa)
• Mesaj ve gerekiyorsa bir konu seçimi

Genel bir formda T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, açık adres gibi bilgileri ihtiyaç yoksa istemeyin. Sağlık bilgileri, din, etnik köken gibi özel nitelikli kişisel veriler için çok daha sıkı kurallar vardır; bunları genel bir iletişim formunda kesinlikle toplamayın.

Klinik, psikolog ya da diyetisyen gibi sağlık alanında çalışıyorsanız ziyaretçiler kendiliğinden sağlık durumlarını yazmaya eğilimli olabilir. Formun hemen üstüne kısa bir not eklemek iyi bir uygulamadır: “Lütfen sağlık durumunuzla ilgili ayrıntı yazmayın; görüşmemizde konuşalım.” Klinik ve psikolog şablonlarında bu notu bir metin bloğuyla kolayca ekleyebilirsiniz.

Aydınlatma metni anlaşılır, sade ve işletmenize özgü olmalıdır. Başka bir sitenin metnini kopyalamak yerine kendi süreçlerinizi anlatın. Genel olarak şu başlıkları içermesi beklenir:

• Veri sorumlusunun kimliği: İşletmenizin unvanı ve iletişim bilgileri.
• İşleme amaçları: Örneğin “talebinize yanıt vermek, teklif hazırlamak, randevu planlamak”.
• Aktarım: Verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği; örneğin site, e-posta ya da bulut hizmeti sağlayıcıları. Bu hizmetlerin bir kısmı yurt dışında olabilir; yurt dışına aktarım kurallarını da göz önünde bulundurun.
• Toplama yöntemi ve hukuki sebep: Verilerin web sitesindeki form aracılığıyla toplandığı ve hangi hukuki sebebe dayandığı.
• İlgili kişinin hakları: Verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, düzeltilmesini ya da silinmesini isteme gibi kanundaki haklar ve bu hakları nasıl kullanabileceği.

Aydınlatma metni, ziyaretçinin formu göndermeden önce kolayca ulaşabileceği bir yerde olmalıdır: formun yanındaki bağlantıda ve sitenin alt bilgisinde.

Ne kadar saklayacaksınız?

Kişisel veriler, işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmalıdır. Bir soruya yanıt verdikten ve iş ilişkisi oluşmadıysa o mesajı yıllarca tutmanın genellikle bir gerekçesi yoktur. Kendinize basit bir kural koyun ve e-posta kutunuzda ya da kullandığınız diğer araçlarda biriken eski mesajları düzenli aralıklarla gözden geçirip gereksiz olanları silin.

Güvenlik önlemleri

• HTTPS: Form verileri şifreli bağlantıyla gönderilmelidir. Adres çubuğundaki kilit simgesi, sitenizde SSL sertifikası olduğunu gösterir.
• Erişim: Mesajlara kimlerin erişebildiğini bilin. Ortak şifre kullanmayın, hesabınızda güçlü bir şifre seçin.
• Yönlendirme: Form mesajlarını özensizce kişisel e-posta hesaplarına, aile üyelerine ya da mesajlaşma gruplarına iletmeyin.
• Çalışanlar: Mesajları okuyan herkes, bu bilgilerin yalnızca talebi yanıtlamak için kullanılacağını bilmelidir.

VERBİS, veri sorumluları siciline kayıt için kullanılan sistemdir. Kayıt yükümlülüğü herkes için geçerli değildir: Kişisel Verileri Koruma Kurulu, çalışan sayısı ve yıllık mali bilanço gibi ölçütlere ve faaliyet alanına göre bazı veri sorumlularını kayıttan muaf tutmuştur. Ancak özel nitelikli veri işlemenin işin esası olduğu durumlar gibi istisnalar bulunur ve eşikler güncellenebilir.

Durumunuzu kendiniz tahmin etmek yerine Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun resmi sitesindeki güncel duyuru ve kararlara bakın: kvkk.gov.tr. VERBİS’e kayıtlı olmasanız bile aydınlatma ve veri güvenliği yükümlülüklerinin devam ettiğini unutmayın.

İletişim formu kadar gözden kaçan bir diğer konu da çerezlerdir. Sitenin çalışması için zorunlu olmayan çerezler, örneğin analiz ve reklam çerezleri, genellikle ziyaretçinin onayından sonra çalıştırılmalıdır. Kullandığınız çerezleri ve amaçlarını anlatan bir çerez politikası bulundurmak da iyi bir uygulamadır.

BirSitem sitelerinde Google Analytics yalnızca ziyaretçi çerez onayı verdikten sonra çalışır. Panelde gördüğünüz ziyaretçi istatistikleri ise çerez kullanmadan tutulur ve ziyaretçilerin kişisel verisi saklanmaz. Google Analytics ve diğer arama motoru ayarlarını dokümantasyonun SEO bölümünde bulabilirsiniz.

BirSitem’de sayfanıza İletişim ya da İletişim formu bloğu eklediğinizde form bu ilkeler düşünülerek çalışır:

• Form ad, telefon, e-posta, mesaj ve isterseniz konu seçimi sorar; gereksiz alan yoktur.
• Ziyaretçi, formu göndermeden önce KVKK Aydınlatma Metni’ni ve Kullanım Şartları’nı ayrı ayrı onaylar; metnin adına tıklayınca tam metin bir pencerede açılır. Onay kutularını bloğun ayarlarından açıp kapatabilirsiniz.
• Verilen onaylar mesajla birlikte kaydedilir ve panelde mesajın altında görünür.
• Mesajlar sitenizin panelindeki Mesajlar bölümüne düşer, bildirim olarak görünür ve e-postanıza da gönderilir.
• Siteler SSL ile, yani HTTPS üzerinden yayınlanır.

Yasal metinleri sitenizin panelindeki Yasal metinler bölümünden yönetirsiniz: metni yazabilir ya da hazır belgenizi (PDF ya da Word) yükleyebilirsiniz. Metinler sitenizde /kvkk ve /kullanim-sartlari adreslerinde de yayınlanır ve alt bilgiden bağlantı verilir. Hiçbir şey girmezseniz genel bir taslak gösterilir; ancak bu yalnızca bir başlangıçtır. İşletmenize uygun metni hazırlamak sizin sorumluluğunuzdadır. Ayrıntılar için iletişim formu ve mesajlar dokümantasyonuna bakabilirsiniz.

• Formda yalnızca gerekli alanlar var; T.C. kimlik numarası ya da sağlık bilgisi istenmiyor.
• İşletmenize özgü bir KVKK aydınlatma metni hazır ve formun yanından ulaşılabiliyor.
• Aydınlatma metni ile varsa açık rıza ayrı sunuluyor; önceden işaretli kutucuk yok.
• Form mesajlarını pazarlama için kullanmıyorsunuz ya da bunun için ayrıca izin alıyorsunuz.
• Site HTTPS ile açılıyor; mesajlara kimin eriştiği belli.
• Eski mesajları ne zaman sileceğinize dair basit bir kuralınız var.
• VERBİS durumunuzu kvkk.gov.tr üzerinden kontrol ettiniz.
• Zorunlu olmayan çerezler ziyaretçi onayından sonra çalışıyor; çerez politikanız hazır.

Güven veren bir sitenin diğer parçaları için işletme web sitesinde olması gerekenler, online satışa geçmeyi düşünüyorsanız e-ticaret sitesi kurmak rehberimize göz atın.

Danışmanlık, sağlık ya da hukuk gibi güvenin her şey olduğu alanlarda çalışıyorsanız hukuk ve danışmanlık şablonuyla ya da tüm şablonlar arasından seçerek başlayabilirsiniz. Ücretsiz hesap açın, iletişim formunuzu ekleyin ve yasal metinlerinizi tek yerden yönetin.